Die Aufgaben des Immobilienverwalters

Die Aufgaben des Immobilienverwalters ergeben sich grundsätzlich aus dem WEG, der jeweiligen Teilungserklärung und dem geschlossenen Verwaltervertrag.

Nachfolgend erhalten Sie einen Einblick in unser Aufgabenfeld.

Besondere Aufgaben des Verwalters

Der Verwalter hat im Rahmen seines pflichtgemäßen Ermessens alles zu tun, was für eine ordnungsgemäße Verwaltung notwendig ist, insbesondere:

1. Die Wohnlasten (Hausgelder) anzufordern, in Empfang zu nehmen und abzuführen.
2. Für die Durchführung der von der Gemeinschaft beschlossenen Maßnahmen zu sorgen.
3. Im Einvernehmen mit dem Verwaltungsbeirat Wartungsverträge/Dienstleistungsverträge abzuschließen, zu kündigen oder zu verändern.
4. Die für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen einzuleiten, ggf. mehrere Kostenvoranschläge einzuholen und den Umfang der Maßnahmen mit dem Verwaltungsbeirat abzustimmen. Die entsprechenden Aufträge zu vergeben, zu überwachen und in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat abzunehmen.
5. Bei dringend notwendigen und erforderlichen Reparaturen Aufträge, auch ohne vorherige Zustimmung der Wohnungseigentümer/Beirat in Höhe von XXX Euro im Einzelfall, zu erteilen. Darüber hinausgehende Beträge bedürfen der Freigabe der Eigentümergemeinschaft.
6. Die ortsüblichen Versicherungen in ausreichender Höhe, insbesondere die Versicherung gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- und Haftpflichtschäden vorzunehmen, zu überprüfen und die Prämien zu Lasten der Gemeinschaft zu überweisen. 
7. Für die Einhaltung der Hausordnung zu sorgen.
8. Das Protokoll der Eigentümerversammlung innerhalb von zwei Wochen nach dem Versammlungstermin allen Wohnungseigentümern zu übersenden.
9. Mindestens eine jährliche Begehung des zu verwaltenden Objektes mit Erstellung eines Mängelprotokolls durchzuführen. Das Protokoll ist spätestens im Folgemonat dem Verwaltungsbeirat zu übersenden. Weitere Kontrollen finden je nach Bedarf, z.B. nach Unwetter oder Renovierungen, statt.
10. Dem Verwaltungsbeirat das Recht einzuräumen, auch außerhalb der Jahresabrechnung Einblick in die Abrechnungsunterlagen und Gemeinschaftsakten zu gewähren sowie dem Verwaltungsbeirat Auskunft in allen gemeinschaftlichen Angelegenheiten zu geben.
11. Dem Verwaltungsbeirat wichtige Schriftstücke der Gemeinschaft in Kopie kostenlos zur Verfügung zu stellen.
12. Dem Verwaltungsbeirat am Ende eines jeden Wirtschaftsjahres die Anlagengelder für die Instandhaltung nachzuweisen.

Abrechnungstechnische Aufgaben des Verwalters

Das Hausgeld (Wohngeld) ist der Beitrag jedes Wohnungseigentümers zu den Kosten der gesamten Wohnanlage (Gemeinschaftseigentum) und zu den einzelnen Eigentumswohnungen. Das Hausgeld setzt sich im Wesentlichen aus folgenden Einzelposten zusammen:

1. Bewirtschaftungskosten
   Die Betriebskosten des gemeinschaftlichen Eigentums, insbesondere für Be- und Entwässerung, Müllbeseitigung, Versicherungsbeiträge, Straßenreinigung, Strom, Hausbetreuung, Pflege der Grünanlagen, Kleinreparaturen usw., umgelegt nach dem in der Teilungserklärung oder sonstigen durch Vereinbarung/Beschluss der Wohnungseigentümer bestimmten und verbindlichen Verteilerschlüssel.

2. Kosten der Heizung
   Nach dem vorgegebenen und verbindlichen Verteilerschlüssel.

3. Beiträge zur Instandhaltungsrücklage
   Für das gemeinschaftliche Eigentum, umgelegt nach dem vorgesehenen und verbindlichen Umlageschlüssel. Diese Gelder werden in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat/der Eigentümergemeinschaft zinsbringend angelegt.

4. Verwaltergebühr
   Nach Wohneinheiten/Garageneinheiten auf die Wohnungs-/Teileigentümer zu verteilen, soweit die Teilungserklärung keinen anderslautenden Verteilerschlüssel vorsieht.

5. Wirtschaftsjahr
   Das Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr.

6. Ermittlung der Höhe der Wohnlasten
   Der Verwalter ermittelt alljährlich die Höhe der Wohnlasten in Form eines Wirtschaftsplans. Der Verwaltungsbeirat gibt zu dem neuen Wirtschaftsplan seine Stellungnahmen ab bzw. zeigt seine Zustimmung an. Die Annahme des vorgelegten Wirtschaftsplans durch die Eigentümerversammlung verpflichtet die Wohnungseigentümer zur Zahlung des aus dem Wirtschaftsplan resultierenden Hausgeldes.

7. Zahlungen an das Gemeinschaftskonto
   Für die Zahlung an das Gemeinschaftskonto (Fremdgeldkonto) kann dem Verwalter ein SEPA-Mandat (ehemals Lastschrift) erteilt werden.

8. Wohnlastenberechnung nach Ablauf des Wirtschaftsjahres
   Der Verwalter hat nach Ablauf des Wirtschaftsjahres eine Wohnlastenberechnung dem Verwaltungsbeirat zur Prüfung vorzulegen sowie die zur Wohnlastenberechnung gehörenden Belege.

9. Abrechnung der Wohnlasten
   Die Abrechnung über die gezahlten Wohnlastenbeiträge für die einzelnen Eigentümer ist vom Verwalter vorzunehmen und den Eigentümern nebst Einladung zur Versammlung zu übersenden.

10. Einberufung der Eigentümerversammlung
    Der Verwalter beruft die beschlussfassende Eigentümerversammlung nach § 23-25 WEG spätestens innerhalb des zweiten Quartals des dem Abrechnungszeitraum folgenden Jahres ein.

11. Ausgleich von Defiziten
    Defizite, die sich aus der Jahresabrechnung ergeben, sind durch die Wohnungseigentümer binnen eines Monats auszugleichen. Guthaben werden mit der nächsten Wohngeldzahlung verrechnet bzw. auf das Verwaltungsbüro überwiesen.

12. Eintreibung rückständiger Wohnlasten
    Der Verwalter ist berechtigt und bevollmächtigt, rückständige Wohnlasten außergerichtlich, ggf. gerichtlich, unter Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes geltend zu machen. Die Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes wird mit dem Verwaltungsbeirat abgestimmt.